Brief schreiben: Format, Form & Stil

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Einen Brief schreiben zu können, ist auch in Zeiten von E-Mails und Internet noch elementar, denn während es in letzteren kaum auf die äußere Form ankommt, zählen bei Stift und Papier das Format und der Stil noch enorm – geht es bei Briefen doch fast immer um etwas Wichtiges. Deshalb ist es für jeden erwachsenen Menschen elementar, sämtliche Grundlage zu kennen – die wir Ihnen hier in einigen simplen Schritten näher bringen werden, so dass Sie in etwa zehn Minuten selbst einen überzeugenden Brief schreiben können!

Brief schreiben Foto

Was ist Ihre Intention?

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, stellt sich zunächst natürlich die Frage: Was wollen Sie mit Ihrem Brief überhaupt erreichen und aussagen? Das erscheint offensichtlich, schließlich würden Sie ja keinen Brief schreiben, wenn Sie damit kein Ziel verfolgen würden – und doch ist es überraschend, wie viele Menschen einfach mal in die Tasten hauen, ohne im Voraus darüber nachzudenken, worum es Ihnen eigentlich geht.

Sind Sie sich Ihres Anliegens bewusst, sollten Sie Ihren Text dementsprechend aufbauen: Nach dem Betreff und der Anrede, wozu wir unter Format und Form noch kommen werden, folgt in der Regel direkt Ihr Anliegen, das Sie in einigen wenigen Sätzen auf den Punkt bringen sollten. Insbesondere bei sehr formell gehaltenen Briefen, zum Beispiel an Behörden, will sich der Leser nicht mit langen Vorreden aufhalten, sondern sofort erfahren, worum es geht. Hier sind lange Ausführungen schlichtweg fehl am Platz.

Ein wenig anders sieht es aus, wenn Sie beispielsweise einen potentiellen neuen Geschäftspartner erreichen und ihn von einer Idee begeistern wollen: In diesem Fall sollten Sie ebenfalls schnell zur Sache kommen, dabei aber nicht vergessen, welchen potentiellen Profit der Adressat sich erhoffen kann – schließlich ist er nicht dazu gezwungen, Ihren Brief zu lesen, Sie müssen ihm vielmehr einen Grund dazu geben. Haben Sie ihm diesen Grund gegeben, können Sie Ihre Idee präzise, aber durchaus leicht ausgeschmückt und natürlich begeisternd darlegen.

Die Intention wirkt sich darüber hinaus selbstverständlich auch auf den Stil aus: Schreiben Sie einer Behörde, ist ein trockener Stil angebracht, wollen Sie jemanden begeistern, kann ruhig ein wenig Euphorie durchschimmern, wollen Sie hip und jung wirken, darf es etwas flapsig sein. Was Sie erreichen wollen, das ist die Frage!

Format und Form von Briefen

Wenn Sie einen Brief schreiben, gibt es recht klare Vorgaben an Format und Form, die es in der Regel zu beachten gilt, vor allem im geschäftlichen Bereich sowie im Kontakt mit Behörden. Förmliche Briefe werden natürlich immer auf weißem Papier im DIN-A4-Format geschrieben, der Abstand vom linken und rechten Rand beträgt 2,4 cm, der Abstand vom oberen und unteren Rand 1,7 cm – beide Werte lassen sich in Word, Open Office oder LibreOffice unter „Seite“ problemlos einstellen. Als Schriftart empfiehlt sich eine gut lesbare Schrift wie Open Sans mit der Schriftgröße 11.

Die ersten sechs Zeilen eines Briefes gehören den Daten des Absenders, also Ihrem Name, Straße, Hausnummer und Postleitzahl, je nach Bedarf können Sie auch Telefonnummern und E-Mail-Adresse angeben. Darauf folgt die Adresse des Empfängers, die aus gutem Grund hier platziert wird: Wenn Sie einen Briefumschlag mit Fenster wählen, ist die Anschrift dann durch dieses Fenster sichtbar. Das Adressfeld des Empfängers nimmt exakt 4 cm ein.

Vier Zeilen später folgt der Betreff, also im Grunde die Intention Ihres Briefes, der fett gedruckt wird, wobei Sie das Wort „Betreff“ heutzutage aber auslassen können. Eine typische Betreffzeile wäre etwa: „Fristgerechte Kündigung meines Mobilfunkvertrags“.

Drei Zeilen danach beginnen Sie den Textteil Ihres Schreibens mit der Anrede. Kennen Sie den genauen Namen des Empfängers nicht, wählen Sie auch heute noch „Sehr geehrte Damen und Herren“. Es folgt der Haupttext, in dem Sie, wie schon erwähnt, Ihr Anliegen schildern. Achten Sie auf ein sauberes Schriftbild und kurze Absätze, die nicht mehr als drei bis vier Zeilen umfassen, um gut lesbar zu sein.

Nach dem Haupttext folgen Verabschiedung („Mit freundlichen Grüßen“), Ihre Unterschrift sowie gegebenenfalls ein heute aber eher unübliches „PS:“, auf das Sie nur im Notfall zurückgreifen sollten. Fügen Sie dem Brief Anlagen hinzu, listen Sie diese nun ebenfalls auf – und dann haben Sie es auch schon geschafft!

Bildquelle: flickr / borman818

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